开放获取出版和编委办刊模式下投审稿系统优化实践经验

——以ScholarOne Manuscripts为例

杨 燕¹，徐海丽¹，刘志强²，杜耀文³ 

(1.上海大学期刊社《应用数学和力学(英文版)》编辑部，上海200444；

2.上海大学期刊社，上海200444；3.科睿唯安，北京100086)

摘要：开放获取出版和编委办刊模式对投审稿系统提出了更高的功能需求，期刊亟须优化投审稿系统。以国际主流投审稿系统ScholarOne Manuscripts为例，关注稿件管理新需求和新趋势，采用图形化分析和深度访谈相结合的方法形成优化构思，深入思考投审稿系统中存在的OA出版缺失、编委办刊和稿件管理错位等问题，将稿件管理中的实际诉求流程化，明确“补缺”和优化的环节，对照诉求，检验并应用优化成果，形成完整的优化框架和经验知识，为国内期刊投审稿系统优化提供借鉴。

关键词：编委办刊；开放获取出版；投审稿系统；融合优化；组稿约稿

1 现状和机遇

在线投审稿系统已成为期刊稿件处理的必备工具，但不完善。随着期刊的发展，开放获取(Open Access，OA)出版和编委办刊等在稿件处理中的地位日益突出，对投审稿系统提出了更高的功能需求：OA出版常态化和办刊管理精细化。为适应新趋势和新模式、充分发挥投审稿系统在期刊稿件处理中的重要作用，推动我国科技期刊数字化转型，加快推进我国建设世界一流科技期刊的步伐，有必要优化投审稿系统功能。

OA出版是全球开放科学发展的必然需要，是适应国际科技期刊开放潮流的必然需要，也是建设世界一流科技期刊的必然需要^[1]。OA出版可有效提升科技论文的显示度、引用率和影响力，促进学术交流和信息共享^[2]。为此，国家和地方政府出台了优秀期刊资金扶持计划，不少期刊将一部分资金用于赞助优秀论文的OA出版以提升期刊影响力^[3-5]。据统计，中国科技期刊卓越行动计划的领军期刊中，完全OA期刊占比59.1%，混合OA占比36.4%；重点期刊中，完全OA期刊占比51.7%，混合OA占比34.5%^[1]。对国内大多数混合OA期刊而言，期刊文章分OA和非OA出版诉求。同时，在稿件处理过程中，编委会需要深度参与稿件处理的具体事务，结合稿件处理各个流程的审稿意见，对稿件的学术内容给予客观判断，包括是否赞助OA出版等。因此，OA出版需求与投审稿系统的紧密融合非常重要，有利于期刊OA常态化。

编委会是期刊稿件学术质量的重要把关人，更是办刊的中坚力量。一流科技期刊的建设和发展离不开编委会核心力量的参与，与此同时，期刊的发展和壮大也能极大激发编委的荣誉感和责任心，鼓励其进一步投身到办刊工作中，编委会与期刊两者相互促进，共同进步。在利用在线投审稿系统处理稿件盛行的今天，编委会职能和作用的充分发挥极大程度上依赖期刊投审稿系统的便捷使用和办刊数据的直观体现。因此，优化投审稿系统，满足编委会诉求，对调动编委的积极性、促进期刊的发展有着积极的作用^[6]。

2 问题和挑战

作为国际主流和通用的投审稿系统，ScholarOne Manuscripts以其操作便捷、吸引国际稿源、加快审稿流程、分工明确、有效监督及强大的报表统计功能等优势吸引了全球8 000余种学术期刊。它最大的优势是可根据需求对通用的工作流程进行适当的修改和优化^[7-8]。

作为国内较早迈出数字化出版转型步伐的期刊，《应用数学和力学(英文版)》(Applied Mathematics and Mechanics (English Edition)，简称AMM)早在2013年便采用了ScholarOne Manuscripts投审稿系统，在ScholarOne Manuscripts投审稿系统的使用方面，积累了丰富的经验。随着AMM赞助优秀论文OA出版力度逐渐增大，编委会对稿件实施动态管理的需求日益显著，为了充分发挥编委办刊的优势，方便编委会动态管理稿件，AMM对OA出版和编委办刊模式与ScholarOne Manuscripts投审稿系统的融合进行了积极的探索，发现ScholarOne Manuscripts投审稿系统存在OA出版缺失、编委办刊和稿件管理错位两大难题。据了解，这也是国内期刊使用ScholarOne Manuscripts投审稿系统普遍遇到的问题。

ScholarOne Manuscripts投审稿系统稿件处理的OA出版缺失主要指系统无法体现OA出版需求，即在ScholarOne Manuscripts投审稿系统中，稿件决定只含拒稿、录用、大修、小修等选项，没有OA出版和非OA出版选项。虽然期刊可以借助Note标记传达该信息以克服上述决策困难，但不能解决相关的统计困难，这在很大程度上降低了工作效率，不利于期刊的长远发展。

编委办刊和稿件管理错位指的是ScholarOne Manuscripts系统无法直观地给编委传达录用稿积累量等信息，不利于编委会精准把握期刊组稿方向和制定计划，进而影响期刊的良性运行和影响力提升^[9]。

鉴于此，本文从ScholarOne Manuscripts投审稿系统入手，结合期刊工作流程需要，对ScholarOne Manuscripts的优化实践进行探索，为国内期刊投审稿系统优化提供思路和借鉴。

3 优化实践经验介绍

鉴于当前的投审稿系统无法满足办刊工作需要，AMM编辑部与ScholarOne Manuscripts技术方不断沟通，对原有的工作流程作了适当的优化，以适应OA出版需求和编委参与稿件管理的办刊趋势，其中面临的最大挑战是如何将实际诉求转为技术语言，以及如何借助工作流程图实现编辑部和技术方之间的无障碍沟通。

3.1 OA出版缺失的优化实践

当稿件进行OA出版时，虽然可以借助稿件的Note标记告知编辑部该稿件入选期刊赞助的OA出版决定，但该方式需要人工操作，存在较多的不可控性，无法满足全程电子化自动化运作管理^[10]。比如忘记在Note处标记和查看稿件的Note信息更新情况(ScholarOne Manuscripts投审稿系统的Note在稿件信息页的最底部，容易遗漏)等。

针对上述问题，根据优化诉求，编辑部提出如下构思：在系统上的最终决定处增加一个OA选项，如此一来，可实现自动告知编辑部该篇文章的决定，便于编辑部及时处理后续的OA事宜。具体实施方案如下：在Accept处后加as OA，即Accept as OA，并增加一个决定：Accept not as OA(见图1)。如此优化后，稿件是否OA出版的决定就可通过系统自动流转到下一步，而非人为标记、查看。

图1  系统优化后稿件处理决策界面截图

3.2 编委办刊和稿件管理错位的优化实践

期刊是连续出版刊物，需要有少量备用录用稿。稿件积累过多或过少都不利于期刊的可持续发展。编委会通常会采取如下两种方式把控：第一，在符合期刊发文要求的前提下，把控稿件质量环节，加快稿件处理速度；第二，组稿约稿，组织编委专家策划专辑。在投审稿系统没有优化前，编委会无法获知期刊录用稿的动态积累量，编辑部只能利用电话或邮件告知编委会期刊录用稿储备情况，不仅操作不方便，而且存在一定的时滞，稿件处理无法完全做到与期刊出版要求同步。

针对上述问题，编辑部与技术方沟通后，增加了在编稿件栏目和已在线稿件栏目(见图2)。具体实施方案如下：在理顺稿件的流转流程前提下，点击PE Assign CE后，增加一个模块，稿件可自动流转到在编稿件栏目；点击完成CE Edit后，增加一个模块，稿件可自动流转到已在线稿件栏目(见图3)。如此优化后，呈现的稿件积累量清晰明了，满足了编委会对稿件实施动态管理的诉求，这最大程度解决了编委办刊和稿件管理错位的难题。

图2 增加在编稿件栏目和已在线稿件栏目(已隐藏稿件数量)

图3 优化后的工作流程图

3.3 优化实践的意义和对同行期刊的借鉴启示

通过优化系统，AMM解决了ScholarOne Manuscripts投审稿系统中固有的OA出版缺失、编委办刊和稿件管理错位等问题，实现了稿件与编委会内部流转同步，进一步提高了期刊稿件处理的自动化流程管理和办公效率，推动了期刊的相关出版工作。在优化后的稿件处理系统中，编委会可以随时随地快速方便地通过点击在编稿件栏目和已在线稿件栏目，获取期刊已录用但未纸质出版的稿件数量，针对期刊出版稿件的实际需求，优化稿件出版流程和期刊组稿、约稿的策略。

AMM对ScholarOne Manuscripts投审稿系统的优化实践经验经概括总结得到优化思路七步法，见图4，可供同行期刊借鉴。

图4  优化思路七步法

4 结束语

本文基于期刊实际需求，介绍了优化和改进ScholarOne Manuscripts投审稿系统的经验：第一，打通OA出版缺失的堵点，实现稿件自动流转OA出版决定；第二，消除编委办刊和稿件管理错位的痛点，实现稿件与编委会内部流转同步。通过探索AMM办刊需要与ScholarOne Manuscripts系统的融合优化实践，得到优化思路七步法，形成优化后的工作流程图和经验知识，为同行期刊投审稿系统的优化和完善提供借鉴。

参  考  文  献

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基金项目：中国科技期刊卓越行动计划重点期刊；2021年度中国科技期刊卓越行动计划选育高水平办刊人才子项目-青年人才支持项目(2021ZZ053101)